Polityka prywatności

Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem nexusoptima.com (dalej: „Serwis”).

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami prawa polskiego.

Szczegółowe zasady korzystania ze sklepu określa Regulamin Serwisu.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Nexus Optima s.c. z siedzibą w Białymstoku (15-199), ul. K. Brzostowskiego 50, NIP: 9662196277.

Osobą wyznaczoną do kontaktu w sprawach związanych z przetwarzaniem danych jest:
Wojciech Pogorzelski
e-mail: admin@nexusoptima.com

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu:

  • rejestracji i obsługi konta użytkownika,
  • realizacji zamówień oraz zawarcia i wykonania umowy sprzedaży,
  • obsługi płatności,
  • dostawy zamówionych produktów,
  • wystawiania dokumentów księgowych (w tym faktur VAT),
  • obsługi reklamacji, zwrotów oraz zgłoszeń serwisowych,
  • kontaktu z użytkownikiem (formularz, e-mail, telefon),
  • obsługi zapytań ofertowych,
  • prowadzenia działań marketingowych (np. newsletter – na podstawie zgody),
  • prowadzenia działań sprzedażowych w relacjach B2B, w tym kontaktu biznesowego,
  • analizy i statystyki oraz poprawy funkcjonowania Serwisu,
  • personalizacji treści i ofert (po uzyskaniu zgody),
  • zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
  • dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami,
  • prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej.

W przypadku klientów biznesowych (B2B) przetwarzane mogą być również dane osób kontaktowych reprezentujących podmioty gospodarcze.

4. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • nazwę firmy,
  • adres siedziby lub adres dostawy,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • numer NIP / VAT UE,
  • dane do faktury,
  • stanowisko służbowe (jeżeli dotyczy),
  • dane zawarte w formularzach,
  • dane konta użytkownika,
  • dane związane z zamówieniami i płatnościami,
  • adres IP oraz dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do korzystania z wybranych funkcji Serwisu, w szczególności realizacji zamówień i kontaktu.

5. Źródło danych

Dane osobowe pozyskiwane są:

  • bezpośrednio od użytkownika,
  • z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców (CEIDG, KRS, REGON),
  • z ogólnodostępnych stron internetowych oraz baz danych przedsiębiorców.

6. Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja umowy,
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (np. kontakt B2B, marketing bezpośredni, bezpieczeństwo, dochodzenie roszczeń),
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika (np. marketing, cookies opcjonalne).

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są:

  • przez czas trwania umowy oraz do czasu przedawnienia roszczeń,
  • w zakresie dokumentów księgowych – przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej 5 lat),
  • w przypadku zgody – do momentu jej wycofania,
  • dane konta – do momentu jego usunięcia,
  • w przypadku danych analitycznych i technicznych – przez okres niezbędny do realizacji celów statystycznych i bezpieczeństwa.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  • operatorzy płatności i instytucje finansowe,
  • banki,
  • firmy kurierskie, transportowe i logistyczne,
  • dostawcy usług IT, hostingu, oprogramowania oraz systemów CRM,
  • dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (np. Google, Meta),
  • dostawcy systemów mailingowych,
  • biura rachunkowe i systemy księgowe,
  • kancelarie prawne oraz podmioty dochodzące należności,
  • organy publiczne – w przypadkach wymaganych przepisami prawa.

Dane nie są sprzedawane osobom trzecim.

Administrator może korzystać z różnych dostawców usług, a zakres ich wykorzystania może ulegać zmianie w czasie.

9. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

10. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

  • dostępu do danych,
  • ich sprostowania,
  • usunięcia,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: admin@nexusoptima.com

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe mogą być wykorzystywane do profilowania w celu dopasowania treści, ofert oraz działań marketingowych do preferencji użytkownika.

Profilowanie może obejmować analizę zachowań użytkownika, historii zakupów oraz aktywności w Serwisie.

Administrator może stosować zautomatyzowane podejmowanie decyzji w ograniczonym zakresie, w szczególności w celu usprawnienia obsługi zamówień, działań sprzedażowych lub marketingowych.

W takich przypadkach użytkownik ma prawo do:

  • uzyskania interwencji człowieka,
  • wyrażenia własnego stanowiska,
  • zakwestionowania podjętej decyzji.

12. Formularze i komunikacja

Dane przekazywane za pośrednictwem formularzy są przetwarzane wyłącznie w celu wynikającym z funkcji danego formularza.

Każdy formularz może zawierać odpowiednie informacje oraz zgody wymagane przepisami prawa.

13. Konto użytkownika

Użytkownik może założyć konto w Serwisie.

Dane przechowywane są do momentu usunięcia konta.

Użytkownik ma możliwość dostępu do swoich danych, ich edycji oraz usunięcia po zalogowaniu.

14. Narzędzia zewnętrzne

Serwis może korzystać z narzędzi zewnętrznych wspierających jego funkcjonowanie, w szczególności:

  • narzędzi analitycznych,
  • narzędzi marketingowych i reklamowych,
  • systemów mailingowych,
  • systemów płatności online,
  • systemów zarządzania relacjami z klientami (CRM).

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w szczególności:

  • szyfrowanie połączenia (SSL),
  • zabezpieczenia serwerowe,
  • ograniczony dostęp do danych,
  • regularne aktualizacje systemów,
  • tworzenie kopii zapasowych.

16. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania Serwisu (cookies niezbędne),
  • analizy ruchu i statystyk (cookies analityczne),
  • prowadzenia działań marketingowych (cookies marketingowe).

Cookies analityczne i marketingowe wykorzystywane są wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą banera cookies lub ustawień przeglądarki.

Szczegółowe informacje dotyczące cookies mogą być zawarte w odrębnej Polityce cookies.

17. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana.

Aktualna wersja zawsze znajduje się na stronie internetowej.

Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji.